Automatyzacja aktualizacji parametrów


Wiedza fachowa w praktyce

artykul

JAK W SPOSÓB CIĄGŁY UTRZYMAĆ AKTUALNOŚĆ WIELKICH BAZ DANYCH ZAWIERAJĄCYCH SETKI TYSIĄCY INFORMACJI O ARTYKUŁACH?

JAK ZAPANOWAĆ NAD TYSIĄCAMI PARAMETRÓW SŁUŻĄCYCH OPTYMALIZACJI POZIOMU ZAPASÓW MAGAZYNOWYCH?


Autor: Dr. Bernd Reineke,
Członek Zarządu SCT GmbH

Tłumaczenie: Mariusz Żdanowiecki,
Prezes RCS – Informatyka dla Logistyki


Czego właściwie wymagamy od naszych pracowników działu zakupów? Jeśli przyjrzymy się czterem ekranom z danymi artykułów w systemie SAP, to stwierdzimy, że musimy utrzymać aktualność danych w 60 polach. Do tej liczby dochodzą dane dostawców, parametry prognoz i zamówień, pola komentarzy, ewidencja zamówień i inne. Pracownik działu zakupów musi w zależności od liczby artykułów i funkcjonalności, za które odpowiada, aktualizować średnio od 100.000 do miliona danych. Pracownik ma więc do aktualizowania większą liczbę danych, niż jego liczba minut pracy w ciągu roku!

I to jest tylko wyliczenie ilościowe dla już istniejących w systemie artykułów. Jednocześnie wymagamy od pracownika działu zakupów, żeby codziennie wprowadzał nowe artykuły i tworzył prawidłowe zamówienia.

Każdy, kto zajmuje się problematyką optymalnych zakupów wie, że jest to zadanie bardzo złożone, wysoce skomplikowane i bardzo czasochłonne. Wiele parametrów zależy od siebie i warunkuje się nawzajem. To przy ogromnej masie danych nieuchronnie prowadzi do przeciążenia pracownika pracą. Co robi człowiek w takiej sytuacji? Upraszcza sobie postawione mu zadania. Dlatego nie może nikogo dziwić, że w większości przedsiębiorstw zamówienia są tworzone rutynowo.

Bez odpowiedniej strategii i narzędzi pracownicy działu zakupów będą coraz bardziej przeciążeni:

tabelka artykuly


Nie są przy tym uwzględnione wartości historyczne sprzedaży, plany zamówień, potwierdzenia terminów dostaw i kontrakty z dostawcami. Aby nie przyciągać uwagi przełożonych poprzez powstałe braki magazynowe, pracownik stosuje mechanizm obronny, który pozwala mu na poczucie dobrego wyniku swojej pracy. Pracownik buduje swoje bezpieczeństwo. Podnosi poziom minimalny i zwiększa swoją prognozę popytu, co powinno zagwarantować ochronę przed brakami magazynowymi w przypadku niespodziewanego wzrostu popytu.

W tym samym celu pracownik zwiększa minimalną wielkość zamówienia oraz wydłuża czas dostawy. Nie od razu dla wszystkich oczywisty jest fakt, że bardzo rosną również czasy realizacji zamówień, które ostatecznie mają taki sam efekt jak w przypadku przedwczesnych dostaw do magazynu.

Aby skutecznie aktualizować złożone dane podstawowe należy:
1. Sklasyfikować artykuły poprzez analizy ABC/XYZ i przypisanie klas
2. Zdefiniować reguły przypisywania klasom parametrów
3. Zoptymalizować łańcuch dostaw
4. Symulować skutki zmian w zależnych od siebie parametrów
5. Wprowadzić zoptymalizowane wartości do danych podstawowych
6. Zapewnić stałą kontynuację aktualizacji danych poprzez automatyzację tego procesu.
7. Systematycznie szkolić pracowników
8. Wprowadzić kontroling

Chętnie przypisuje się pracownikom działu zakupów winę za niezgodne z potrzebami zapasy magazynowe oraz niską wydajność dostaw. Ale to jest zbyt duże uproszczenie. Bardziej prawdopodobnym powodem jest brak koncepcji i brak wsparcia dla działu zakupów w obszarze stałej aktualizacji danych podstawowych i tworzenia zamówień, co prowadzi do kłopotów.

Można jednak tego uniknąć działając zgodnie z przedstawionym powyżej planem. Jeśli zostanie on wdrożony w praktyce to szybko zapanują Państwo nad wszystkimi danymi podstawowymi i parametrami, oszczędzając przy tym cenne zasoby ludzkie.


1. Klasyfikacja artykułów

Klasyfikacja artykułów służy zmniejszeniu złożoności procesów prognozowania popytu i tworzenia zamówień. Do dyspozycji są dwie podstawowe analizy: ABC/XYZ oraz wiele innych, parametry zamówień. Z reguły dochodzą jeszcze inne ważne z punktu widzenia przedsiębiorstwa parametry, które uwzględniają ograniczenia w logistyce i produkcji (np. pojemność magazynu, warunki uzgodnione z dostawcami i klientami itp.). Po zakończeniu klasyfikacji należy każdej klasie przypisać żądane parametry.


2. Zdefiniowanie reguł przypisywania klasom parametrów

Aby zdefiniować reguły należy odpowiedzieć na następujące pytania:
1. Czy artykuł powinien mieć zapas (artykuł magazynowy), czy też powinien być zamawiany jedynie pod konkretne zamówienia klienta (artykuł nie magazynowy).
2. Czy zastosowane zostaną mechanizmy „Pull” czy „Push”?
3. Jaki jest żądany poziom obsługi klienta?
4. Czy generowanie prognoz ma być oparte wyłącznie na algorytmach statystycznych, czy też prognozy statystyczne będą uzupełniane przez dział sprzedaży?
5. Jakie parametry zdefiniować dla sezonowości, trendów i popytów ekstremalnych?


3. Optymalizacja łańcucha dostaw

Proszę rozmawiać ze swoimi zewnętrznymi dostawcami, aby zoptymalizować łańcuch dostaw. W pierwszym rzędzie proszę sprawdzić, u których dostawców należy zmienić parametry logistyczne: czas dostawy i minimalną wielkość zamówienia. Proszę wspólnie określić przebieg procesów logistycznych, to znaczy reguły współpracy. Proszę określić parametry, które wpływają na jakość współpracy i zdefiniować dokładne, możliwe do sprawdzenia reguły.


4. Symulacje skutków zmian zależnych od siebie parametrów

Proszę sprawdzić efekty pracy zdefiniowanych przez Państwa reguł. Aby nie robić tego żmudną i drogą metodą „prób i błędów”, należy symulować procesy zamawiania z różnymi parametrami. Dlatego konieczne jest najpierw sprawdzenie symulacyjne, jak zmieniają się istotne logistyczne, wyliczane dynamicznie wskaźniki. Czy został osiągnięty żądany poziom klienta? Jakie są koszty podniesienia poziomu obsługi klienta? Czy istnieją możliwości zmniejszenia zapasów, a tym samym zmniejszenia środków finansowych, koniecznych do ich utrzymania? Jaki wpływ ma logistykę, produkcję i dostawców będą miały zmiany oraz jakie będą dodatkowe nakłady czasu i pracy?


5. Wprowadzenie zoptymalizowanych wartości do danych podstawowych

Proszę przekonwertować reguły na wartości ustawień danych podstawowych. Należy precyzyjnie określić charakterystykę danych podstawowych. Po pierwsze oznacza to wprowadzenie dokładnych wartości ustawień: metoda zamawiania, metoda obliczania wielkości partii, strategia planowania. Po drugie należy przekonwertować opracowane reguły do algorytmów: metoda obliczania poziomu odnawiania zapasów, metoda obliczania minimalnej wielkość partii, zapas w dniach sprzedaży.


6. Zapewnienie stałej kontynuacji aktualizacji danych poprzez automatyzację tego procesu

Proszę wykorzystywać moduł zarządzający parametrami jako narzędzie trwale wspierające pracowników działu sprzedaży. Jak już opisano powyżej duża ilość danych, które pracownicy działu zakupów muszą na bieżąco aktualizować, stanowi poważny problem. Dlatego dane podstawowe nie są wystarczająco dokładnie aktualizowane. Zdefiniowane w module zarządzania parametrami reguły pozwalają zautomatyzować aktualizację danych za pomocą technologii programowania. Nakład pracy na programowanie jest przy tym bardzo mały w porównaniu z ogromnymi korzyściami. Zadanie stałej aktualizacji danych regularnego sprawdzania przejmie komputer. Zadaniem pracowników działu zakupu będzie sprawdzanie jakości wyników oraz aktualizacja modułu zarządzania parametrami. Oznacza to, że nakład pracy na aktualizację danych zmniejszy się drastycznie przy jednoczesnym wzroście jakości danych.


7. Systematyczne szkolenia pracowników

Proszę przeprowadzać starannie przygotowane szkolenia. Szkolcie Państwo swoich pracowników po starcie produktywnym. Ten punkt jest przedostatni w opisywanej metodzie, ale jest decydującym warunkiem powodzenia stałej aktualizacji danych. Tylko dobrze wyszkolony i motywowany pracownik potrafi uwolnić się od dotychczasowego sposobu działania i zacząć wykorzystywać moduł zarządzający parametrami w systemie DISKOVER. Z tego powodu należy stale szkolić pracowników, aby wyjaśniać im zalety i przejrzystość modułu zarządzania parametrami. Oprócz tego należy przeprowadzić szkolenia dotyczące zasad nowoczesnej logistyki, które w przeszłości nie były przez pracowników znane, a obecnie znajdują zastosowanie. Czasami jest zadziwiające, jaki wielkie luki w wiedzy logistycznej odkrywa się nawet u pracowników od lat pracujących w firmie. Po fazie szkolenia i rozpoczęciu pracy z systemem DISKOVER musi być zapewniona pomoc dla pracowników działu sprzedaży. Muszą oni mieć partnera, do którego mogą zwrócić się o pomoc przypadku pytań lub problemów. Ten partner musi być zawsze dostępny i w razie potrzeby zwróci się do firmy wdrażającej DISKOVER z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia. Byłoby idealnie, gdyby pracowników działu zakupów wspierały osoby, które brały udział przy definiowaniu reguł w module zarządzania parametrami.


8. Wprowadzanie kontrolingu

Proszę ufać swoim współpracownikom, ale proszę nie zapominać o kontrolingu. Aby zapewnić trwałość wdrożonych rozwiązań konieczna jest regularna kontrola wyników. Po pierwsze należy kontrolować skuteczność działania reguł w module zarządzania parametrami. W razie potrzeby należy wprowadzić modyfikacje. Po drugie kontrola służy również poznaniu odchyleń od wypracowanych reguł. Istnieje bowiem tysiąc powodów, dla których jakiś artykuł wymyka się ustalonym standardowym procedurom. Parametry takich artykułów należy omówić z pracownikiem działu zakupów i odpowiednio zmodyfikować. Albo pracownik ma rację, że istnieje luka w module zarządzania parametrami, którą można szybko zapełnić poprawną regułą. Albo potwierdzą się niejasności i błędna interpretacja oczekiwanego wyniku działania reguł przez pracownika, którą to błędną interpretację należy mu cierpliwie i precyzyjnie wyjaśnić.


Podsumowanie

Przygotowanie i wdrożenie opisanego powyżej modułu zarządzania parametrami ma następujące zalety:

1. Zabierają Państwo pracownikowi działu zakupów część odpowiedzialności, które często pracownik odczuwa jako brzemię. W razie pytań np. o powód braków magazynowych może się on bowiem powołać na kolegów, którzy definiowali reguły. Należy pamiętać, że jeśli żądany poziom obsługi klienta został ustalony na 95%, to oznacza, że w 5% przypadków akceptujemy brak zapasu. Pracowni działu zakupów nie ma na to wpływu.

2. Moduł zarządzania prowadzi do automatyzacji procesów prognozowania i zamawiania. Zaletą jest możliwość bezproblemowego zorganizowania zastępstwa w przypadku urlopu, choroby lub innego rozdysponowania pracy pomiędzy pracowników.

3. Można przygotować szkolenia dotyczące konkretnych zadań, co znakomicie ułatwia szkolenie nowych pracowników.

4. Nakład pracy niezbędny do aktualizacji danych zostaje zmniejszony do minimum. Pracownicy działu zakupów mogą się więc skoncentrować się na pojawiających się doraźnych problemach i mają czas na inne zadania, na przykład na negocjacje cen z dostawcami, zmiany w asortymencie itp.

Poprzez zdefiniowanie reguł w module zarządzania parametrami konwertują Państwo parametry logistyczne na konkretne ustawienia wartości i metody prognozowania i zarządzania zakupami. Ale dopiero wyeksportowanie parametrów z DISKOVER do systemu ERP spowoduje odciążenie pracowników działu zakupów i doprowadzi do obiektywnych wyników w procesie prognozowania popytu i zarządzania zakupami.